Wy meitsje allegear flater en soms wurde wy twongen om ferjouwing te freegjen fan oaren foar de ferwûne relaasje. De letters-apology is dus ien fan 'e komplekse letters. Nei alle gedachten ropt de skriuwer yn dizze brief faak oan syn ferwûndering (en somtiden is gjin winsk om te ferwêzen, en yn 'e saakkorrespondinsje is it bard dat jo ek net nedich binne foar jo eigen flater).
Om freegjen te freegjen is nedich. Nei allegeduerigen is de fermogen om it iene te ferkearjen, har fouten en har omtinken om se tagelyk te korrigearjen is in wichtich elemint fan 'e byld fan elke organisaasje. Skriftlike ûntskuldigingen drage it haaddoel as in apology, wylst tagelyk it gesicht fan it bedriuw behâldt en de ferneatige relaasjes opnij bewarret. Dêrnjonken is it wichtich om it mooglike konfliktynsoarch te ferleegjen, en minimearje de negative gefolgen fan 'e flater. Apologyske letters moatte yn 'e neikommende gefallen stjoerd wurde:
- Ferantwurdlik gedrach fan jo part oangeande meiwurkers fan in oare organisaasje (lykas de oarsaak fan 'e rootlike oarsaak).
- Yn gefal dat jo jo kontraktuele ferplichtingen net hawwe (ek ûnôfhinklik fan de reden).
- Unrjochte gedrach fan jo meiwurkers, wat in soarte fan publike domeinen waard.
- Yn it gefal fan krêft hegere.
Hoe in skuld letter skriuwe?
Skriftlike ûntskuldigingen hawwe in struktuer dy't gjin spesjale ferskillen oanbelanget fan 'e struktuer fan in normale bedriuwbrief, mar it ûnderwerp sil de bêste opsje wêze as jo it ûnderwerp fan' e letter neutraal meitsje, net rjochtsje op it feit dat dit brief in apology is. Lit it brief ûndertekene troch de topmanager fan it bedriuw. It is nedich om de yndruk te meitsjen dat de behearder bewust is fan it belang fan 'e ferkearde problemen en, mei grutte spier oer wat barde, is klear om ferjouwing te freegjen fan' e blessearre partij. De tekst fan in apology befet de restauraasje fan 'e profesjonele reputaasje fan jo bedriuw of amtner.
Ofhinklik fan 'e foarm is de tekst yndield yn: it ynliedende diel, it haaddiel en de konklúzje. De ûngelok wurdt allinich ien kear yn it ynliedende diel fan 'e brief brocht. De twadde lid is it haadpart. It is needsaak om de reden te ferklearjen foar wat barde. Meitsje de sinen "lyts probleem", in lyts ferfal, "ensfh. De tredde paragraaf is in útdrukking fan fertriet, spyt. De konklúzje moat de hope útdrukke dat sa'n gefal wer werom komt.
Ferjit net dat as jo alles rjocht dogge, dan, ynstee fan in ûnfrede meiwurker fan in oar bedriuw of kliïnte, in pear permanint krije.